Nastavení přehledu je souhrn parametrů, které určují obsah a vzhled výsledného přehledu. Tyto parametry lze rozdělit do čtyřech kategorí: první část parametrů je nezávislá na výstupním zařízení, ovlivňuje proces vytváření přehledu ve fázi čtení hovorů z databáze do paměti a určuje, jaká data se zobrazují. Druhá skupina voleb se používá během fáze převodu načtených dat do formátu vhodného pro zobrazení na konkrétním výstupním zařízení (obrazovka, tiskárna, soubor, ...). Do třetí skupiny patří tzv. pravidla, která určují, jaké změny v nastavení přehledu jsou povoleny. Poslední skupinou jsou volby společné pro všechny přehledy.
V zásadě se rozlišují dva typy přehledů: V detailním přehledu reprezentuje každý řádek právě jeden hovor, zatímco v souhrnném přehledu odpovídá jeden řádek několika hovorům, které mají společnou určitou vlastnost - tabulka pak obsahuje mimo jiné také součtové a průměrové sloupce.
U souhrnného přehledu uživatel zadává vlastnosti, podle kterých se mají hovory přiřadit do jednotlivých řádků výsledné tabulky. Je-li například zvoleno jako kritérium pro sdružování hovorů do řádků číslo pobočky, pak každý řádek bude reprezentovat hovory, které byly volány z nebo na jednu pobočku. Program umožňuje zadat maximálně dvě vlastnosti. Není-li zadána žádná, pak výsledná tabulka bude obsahovat jeden řádek za všechny hovory. U detailního přehledu nemá tato volba žádný význam.
U vnitřních a tranzitních hovorů se v případě sdružování podle poboček, linek, svazků nebo skupin může stát, že jeden hovor patří ke dvěma řádkům (vnitřní hovor je volání z pobočky na pobočky a tranzitní hovor je volání z linky na linku). V takovém případě se hovor započítá do obou řádků, podle zdroje i podle cíle.
Současná verze programu umožňuje, aby výsledná tabulka obsahovala i řádky, ke kterým není přiřazen žádný hovor. Lze tak například vytvořit souhrnný přehled volání pro jednotlivé pobočky, který obsahuje i pobočky, ze kterých se ve sledovaném období nevolalo.
Filtr hovorů specifikuje, které hovory z hlavní databáze mají být do přehledu zahrnuty. Celý filtr se skládá z několika položek, přičemž každá položka odpovídá nějaké vlastnosti hovorů (cena, typ hovoru, pobočky, datum a čas apod.). Hovor bude v přehledu zobrazen tehdy, pokud jeho vlastnosti vyhovují všem zadaným položkám filtru. Například, je-li ve filtru hovorů nastavena položka Datum a čas na hodnotu od 1.4.2003 do 30.4.2003 a položka Cena na hodnotu placené, pak v přehledu budou zobrazeny pouze hovory uskutečněné v dubnu 2003 s cenou vetší než 0.
Řádky přehledu mohou být rozděleny do několika podtabulek (tzv. bloků). Každá podtabulka pak obsahuje jen hovory, které mají společné určité vlastnosti. Uživatel může zadat až dvě kritéria pro rozdělování do bloků. Není-li zadána žádná vlastnost, výsledný přehled bude obsahovat pouze jednu tabulku se všemi hovory. Tuto funkci lze využít u detailního i souhrnného přehledu.
U vnitřních a tranzitních hovorů se v případě rozdělování podle poboček, linek, svazků nebo skupin může stát, že jeden hovor patří ke dvěma blokům (vnitřní hovor je volání z pobočky na pobočky a tranzitní hovor je volání z linky na linku). V takovém případě se hovor objeví v přehledu v obou podtabulkách podle zdroje i podle cíle.
Současná verze programu umožňuje, aby výsledná tabulka obsahovala i bloky, ke kterým není přiřazen žádný hovor.
Neméně důležité je také pořadí řádků v přehledu, které je dané implicitními pravidly: je-li přehled rozdělen do několika bloků (podtabulek), jsou tyto implicitně řazeny podle vlastností, které rozdělují řádky přehledu do bloků. U souhrnného přehledu jsou řádky řazeny také podle vlastností pro sdružování hovorů do řádků. Detailní přehled je řazen také podle startovního data a času hovoru. Uživatel může vždy změnit směr řazení (vzestupně/sestupně).
Funkce speciální řazení umožňuje seřadit hovory v přehledu podle jiné vlastnosti, například délky nebo ceny hovoru. Lze zadat maximálně dvě vlastnosti pro řazení přehledu. Směr řazení je volitelný. Není-li zadán žádný pořadavek na speciální řazení, hovory se řadí podle implicitních pravidel uvedených v předchozím odstavci.
Pomocí funkce Počet řádků může uživatel vytvářet přehledy typu NEJ... (například deset nejdražších, pět nejdelších hovorů apod.). Hovory je vždy nejprve nutné seřadit tak, aby na začátku přehledu (případně bloků) byly hovory mají být ve výsledné sestavě zobrazeny (tj. nejdražší, nejdelší, apod.). Parametrem funkce je číslo, které udává maximální počet řádků, který bude v přehledu (v každém bloku) zobrazen.
Příklad: Přehled má obsahovat 10 nejdražších hovorů na každé pobočce. Hovory se rozdělí do bloků podle poboček. Zadá se speciální řazení řazení podle ceny, směr sestupný. Aktivuje se funkce omezení počtu řádků na hodnotu 10.
Zatímco předchozí odstavce se zabývají výběrem a upořádáním řádků, musí mít uživatel také možnost výběru zobrazených údajů, tj. výčtu sloupců, které chce mít v přehledu pro každý řádek zobrazeny. Výběr vlastností, které lze v přehledu zobrazit, se liší u detailního a souhrnného přehledu; například u souhrnného přehledu nabízí program součtové a průměrové sloupce, zatímco startovní datum a čas zde nemá smysl.
Každý zobrazený údaj se ve výsledném přehledu přiřadí k jednomu sloupci. V nastavení přehledu je uložen seznam údajů viditelných v přehledu, jejich pořadí, vodorovné zarovnání a šířka sloupce výsledné tabulky.
Každý řádek ve výsledném přehledu má přiřazen právě jeden styl, který je nositelem informace o výšce řádku, použitém písmu a svislém zarovnání textu. Styly, které se používají mimo tabulku (například nadpis), určují také vodorovné zarovnání, narozdíl od tabulkových stylů, u kterých se vodorovné zarovnání určuje podle zobrazeného údaje.
Množina voleb, která určuje jaké změny v nastavení přehledu může uživatel provádět a ke kterým funkcím v okně přehledu má přístup, se nazývají souhrnně pravidla. Používají se tehdy, když správce programu Tardat potřebuje nastavit každému uživateli sadu přehledů s tím, že uživatelé nebudou moci měnit některá nastavení přehledu, nejčastěji filtr hovorů podle poboček. Podmínky, za kterých uživatel smí měnit pravidla jsou uvedeny na začátku kapitoly 3.1.
U pravidel práce s filtrem se nastavuje režim filtru - zda je povoleno měnit všechny položky filtru, jen vybrané položky a to buď formou tabulky nebo formou průvodce. Poslední možností je úplný zákaz změny filtru.
Stejným způsobem se zadávají také pravidla práce s přehledem. Program nabízí tři režimy práce - povolení všech funkcí, povolení jen vybraných funkcí nebo zákaz všech citlivých funkcí.
Volby v této kategorii jsou společné pro všechny přehledy jednoho uživatele, jsou proto uloženy v uživatelském nastavení. Do této skupiny patří povolení zvukové signalizace při dokončení přehledu, zapnutí ručního spouštění tvorby přehledu a uživatelské pojmenování údajů.
Funkce Uživatelské názvy údajů umožňuje přizpůsobit texty v záhlaví tabulce požadavkům na výstup z programu. Všechny údaje (datum, čas, cena, ...) mají své standardní názvy přednastavené od výrobce programu, které se používají není-li pro daný údaj zadáno žádné uživatelské pojmenování. Uživatelské jméno se může být libovolný neprázdný řetězec.