Program Tardat

Přehledy hovorů v programu Tardat


2.4 Přehledy hovorů v programu Tardat

Program Tardat umožňuje zobrazování přehledů hovorů na obrazovce, tisk přehledů na tiskárně a export dat do souboru v několika formátech. V okně přehledů je k dispozici mimo jiné řada funkcí a nástrojů pro změnu nastavení přehledu, práci s hovory v databázi a další. Jednotlivým volbám v nastavení přehledu se podrobněji věnuje kapitola 2.4.1

Výstupem programu Tardat je přehled hovorů (zkráceně přehled), což je tabulka údajů, sestavená podle požadavků uživatele. Může to být například výpis všech hovorů na konkrétní pobočce za minulý měsíc nebo tabulka celkových cen hovorů za jednotlivé pobočky. Připravenou tabulku lze zobrazit na obrazovce ve formě mřížky, tisknout na tiskárně, exportovat do souboru nebo odeslat internetovému prohlížeči ve formě HTML stránky apod.

V této kapitole jsou popsány parametry, které ovlivňují obsah a formát přehledu hovorů. Druhá část textu je věnována popisu uživatelského rozhraní pro nastavení přehledů v programu Tardat. V poslední části kapitoly jsou popsány nástroje související s tvorbou přehledů.

Výstupní sestava (přehled) se vytváří na základě:

  1. nastavení přehledu
  2. hlavní databáze hovorů
  3. konfigurace Tardatu (nastavení ústředen, tarifních tabulek, ...)
  4. uživatelského nastavení Tardatu

2.4.1 Soubor s přehledem

Funkce uložení přehledu do souboru zapisuje pouze nastavení přehledu, nikoliv konkrétní data. Uložený soubor s přehledem je tedy pouze předloha, která určuje jaká data a jak se mají zobrazit. V případě, že je potřeba zapsat do souboru hotový přehled včetně dat, je nutné použít funkci Export přehledu.

Každý uživatel má svou vlastní sadu přehledů, uloženou v adresáři usr.x, kde x je identifikační číslo uživatele. Každému přehledu odpovídá jeden soubor. Speciální význam má soubor s číslem 40 - je rezerován pro ukládání naposledy vytvořeného přehledu (viz dále). Jeden uživatel může ukládát, číst a mazat přehledy ve svém adresáři a přehledy uživatelů, kteří jsou mu podle konfigurace programu Tardat podřízeni. Toho využívá nejčastěji správce, který při instalaci programu nastaví každému uživateli programu Tardat individuální sadu přehledů.

Uživatel X smí přehled otevřít, když:

Uživatel X smí přehled uložit, když:

Uživatel X smí změnit pravidla práce s přehledem, když:

2.4.2 Nastavení přehledu

Nastavení přehledu je souhrn parametrů, které určují obsah a vzhled výsledného přehledu. Tyto parametry lze rozdělit do čtyřech kategorí: první část parametrů je nezávislá na výstupním zařízení, ovlivňuje proces vytváření přehledu ve fázi čtení hovorů z databáze do paměti a určuje, jaká data se zobrazují. Druhá skupina voleb se používá během fáze převodu načtených dat do formátu vhodného pro zobrazení na konkrétním výstupním zařízení (obrazovka, tiskárna, soubor, ...). Do třetí skupiny patří tzv. pravidla, která určují, jaké změny v nastavení přehledu jsou povoleny. Poslední skupinou jsou volby společné pro všechny přehledy.

Typ přehledu (detailní nebo souhrnný)

V zásadě se rozlišují dva typy přehledů: V detailním přehledu reprezentuje každý řádek právě jeden hovor, zatímco v souhrnném přehledu odpovídá jeden řádek několika hovorům, které mají společnou určitou vlastnost - tabulka pak obsahuje mimo jiné také součtové a průměrové sloupce.

Sdružování do řádků

U souhrnného přehledu uživatel zadává vlastnosti, podle kterých se mají hovory přiřadit do jednotlivých řádků výsledné tabulky. Je-li například zvoleno jako kritérium pro sdružování hovorů do řádků číslo pobočky, pak každý řádek bude reprezentovat hovory, které byly volány z nebo na jednu pobočku. Program umožňuje zadat maximálně dvě vlastnosti. Není-li zadána žádná, pak výsledná tabulka bude obsahovat jeden řádek za všechny hovory. U detailního přehledu nemá tato volba žádný význam.

U vnitřních a tranzitních hovorů se v případě sdružování podle poboček, linek, svazků nebo skupin může stát, že jeden hovor patří ke dvěma řádkům (vnitřní hovor je volání z pobočky na pobočky a tranzitní hovor je volání z linky na linku). V takovém případě se hovor započítá do obou řádků, podle zdroje i podle cíle.

Současná verze programu umožňuje, aby výsledná tabulka obsahovala i řádky, ke kterým není přiřazen žádný hovor. Lze tak například vytvořit souhrnný přehled volání pro jednotlivé pobočky, který obsahuje i pobočky, ze kterých se ve sledovaném období nevolalo.

Filtr hovorů

Filtr hovorů specifikuje, které hovory z hlavní databáze mají být do přehledu zahrnuty. Celý filtr se skládá z několika položek, přičemž každá položka odpovídá nějaké vlastnosti hovorů (cena, typ hovoru, pobočky, datum a čas apod.). Hovor bude v přehledu zobrazen tehdy, pokud jeho vlastnosti vyhovují všem zadaným položkám filtru. Například, je-li ve filtru hovorů nastavena položka Datum a čas na hodnotu od 1.4.2003 do 30.4.2003 a položka Cena na hodnotu placené, pak v přehledu budou zobrazeny pouze hovory uskutečněné v dubnu 2003 s cenou vetší než 0.

Třídění do bloků

Řádky přehledu mohou být rozděleny do několika podtabulek (tzv. bloků). Každá podtabulka pak obsahuje jen hovory, které mají společné určité vlastnosti. Uživatel může zadat až dvě kritéria pro rozdělování do bloků. Není-li zadána žádná vlastnost, výsledný přehled bude obsahovat pouze jednu tabulku se všemi hovory. Tuto funkci lze využít u detailního i souhrnného přehledu.

U vnitřních a tranzitních hovorů se v případě rozdělování podle poboček, linek, svazků nebo skupin může stát, že jeden hovor patří ke dvěma blokům (vnitřní hovor je volání z pobočky na pobočky a tranzitní hovor je volání z linky na linku). V takovém případě se hovor objeví v přehledu v obou podtabulkách podle zdroje i podle cíle.

Současná verze programu umožňuje, aby výsledná tabulka obsahovala i bloky, ke kterým není přiřazen žádný hovor.

Řazení

Neméně důležité je také pořadí řádků v přehledu, které je dané implicitními pravidly: je-li přehled rozdělen do několika bloků (podtabulek), jsou tyto implicitně řazeny podle vlastností, které rozdělují řádky přehledu do bloků. U souhrnného přehledu jsou řádky řazeny také podle vlastností pro sdružování hovorů do řádků. Detailní přehled je řazen také podle startovního data a času hovoru. Uživatel může vždy změnit směr řazení (vzestupně/sestupně).

Funkce speciální řazení umožňuje seřadit hovory v přehledu podle jiné vlastnosti, například délky nebo ceny hovoru. Lze zadat maximálně dvě vlastnosti pro řazení přehledu. Směr řazení je volitelný. Není-li zadán žádný pořadavek na speciální řazení, hovory se řadí podle implicitních pravidel uvedených v předchozím odstavci.

Omezení počtu řádků

Pomocí funkce Počet řádků může uživatel vytvářet přehledy typu NEJ... (například deset nejdražších, pět nejdelších hovorů apod.). Hovory je vždy nejprve nutné seřadit tak, aby na začátku přehledu (případně bloků) byly hovory mají být ve výsledné sestavě zobrazeny (tj. nejdražší, nejdelší, apod.). Parametrem funkce je číslo, které udává maximální počet řádků, který bude v přehledu (v každém bloku) zobrazen.

Příklad: Přehled má obsahovat 10 nejdražších hovorů na každé pobočce. Hovory se rozdělí do bloků podle poboček. Zadá se speciální řazení řazení podle ceny, směr sestupný. Aktivuje se funkce omezení počtu řádků na hodnotu 10.

Zobrazené údaje

Zatímco předchozí odstavce se zabývají výběrem a upořádáním řádků, musí mít uživatel také možnost výběru zobrazených údajů, tj. výčtu sloupců, které chce mít v přehledu pro každý řádek zobrazeny. Výběr vlastností, které lze v přehledu zobrazit, se liší u detailního a souhrnného přehledu; například u souhrnného přehledu nabízí program součtové a průměrové sloupce, zatímco startovní datum a čas zde nemá smysl.

Každý zobrazený údaj se ve výsledném přehledu přiřadí k jednomu sloupci. V nastavení přehledu je uložen seznam údajů viditelných v přehledu, jejich pořadí, vodorovné zarovnání a šířka sloupce výsledné tabulky.

Styly

Každý řádek ve výsledném přehledu má přiřazen právě jeden styl, který je nositelem informace o výšce řádku, použitém písmu a svislém zarovnání textu. Styly, které se používají mimo tabulku (například nadpis), určují také vodorovné zarovnání, narozdíl od tabulkových stylů, u kterých se vodorovné zarovnání určuje podle zobrazeného údaje.

Pravidla práce s přehledem

Množina voleb, která určuje jaké změny v nastavení přehledu může uživatel provádět a ke kterým funkcím v okně přehledu má přístup, se nazývají souhrnně pravidla. Používají se tehdy, když správce programu Tardat potřebuje nastavit každému uživateli sadu přehledů s tím, že uživatelé nebudou moci měnit některá nastavení přehledu, nejčastěji filtr hovorů podle poboček. Podmínky, za kterých uživatel smí měnit pravidla jsou uvedeny na začátku kapitoly 3.1.

U pravidel práce s filtrem se nastavuje režim filtru - zda je povoleno měnit všechny položky filtru, jen vybrané položky a to buď formou tabulky nebo formou průvodce. Poslední možností je úplný zákaz změny filtru.

Stejným způsobem se zadávají také pravidla práce s přehledem. Program nabízí tři režimy práce - povolení všech funkcí, povolení jen vybraných funkcí nebo zákaz všech citlivých funkcí.

Společná nastavení přehledu

Volby v této kategorii jsou společné pro všechny přehledy jednoho uživatele, jsou proto uloženy v uživatelském nastavení. Do této skupiny patří povolení zvukové signalizace při dokončení přehledu, zapnutí ručního spouštění tvorby přehledu a uživatelské pojmenování údajů.

Funkce Uživatelské názvy údajů umožňuje přizpůsobit texty v záhlaví tabulce požadavkům na výstup z programu. Všechny údaje (datum, čas, cena, ...) mají své standardní názvy přednastavené od výrobce programu, které se používají není-li pro daný údaj zadáno žádné uživatelské pojmenování. Uživatelské jméno se může být libovolný neprázdný řetězec.

2.4.3 Okno přehledů

Okno přehledů slouží k zobrazování přehledů hovorů. Obsahuje pracovní plochu, nabídku funkcí, dolní stavový řádek, levý tlačítkový panel a horní ovládací panel.

Okno se může vždy nachází v jednom ze čtyř režimů:

Pracovní plocha v základním režimu

V základním režimu je na pracovní ploše zobrazen přehled hovorů v mřížce. Během závěrečné fáze přípravy přehledu se každému řádku přidělí jeden styl, který určuje, jaký text bude v řádku zobrazen a také jeho vlastnosti - výšku, zarovnání a písmo. Každému slouci mřížky se přidělí jeden údaj, který určuje text zobrazený v buňkách uvnitř tabulek a také šířku sloupce a vodorovné zarovnání textu.

První řádek mřížky má šedý podklad a obsahuje názvy sloupců. Pomocí tohoto řádku lze myší tažením oddělovače mezi buňkami nastavit šířku sloupce, tažením buňky změnit pořadí sloupců nebo dvojklikem změnit nastavit způsob řazení hovorů v přehledu. První levý sloupec má také šedý podklad a slouží k nastavení výšky řádku (tažením oddělovače mezi řádky).

Uvnitř tabulky je zobrazen kurzor, (buňka s modrým podkladem), který lze přesunout myší kliknutím na jinou buňku v tabulce nebo šipkami na klávesnici případně dalšími klávesami, viz následující tabulka 3.1. K pohybu v přehledu lze využít také funkce z nabídky Jdi na.... Pro lepší orientaci v tabulce lze zapnout funkci Zvýrazňování kurzoru - program zvýrazní žlutým podkladem všechny buňky v řádku a ve sloupci, ve kterém se právě nachází kurzor.

Dvojklikem myší v mřížce se spouští funkce Informace o hovoru (viz dále), stiskem pravého tlačítka myši se otevře nabídka nejpoužívanějších funkcí.

Klávesavýznam
šipkypřesun kurzoru o 1 buňku vpravo, vlevo, nahoru resp. dolů
PageUppřesun o 1 stránku nahoru
PageDownpřesun o 1 stránku dolů
Homepřesun kurzoru do prvního sloupce
Endpřesun kurzoru do posledního sloupce
Ctrl+Homepřesun na první sloupec prvního řádku
Ctrl+Endpřesun na poslední sloupec posledního řádku
Ctrl+PageUppřesun na první řádek v zobrazené části přehledu
Ctrl+PageDownpřesun na poslední řádek v zobrazené části přehledu

Tabulka 3.1: Klávesy pro pohyb kurzoru v přehledu. Stránkou se zde myslí část přehledu, která se právě vejde na pracovní plochu

Pracovní plocha v režimu náhledu

Jestliže uživatel aktivuje funkci pro tisk přehledu, faktury nebo účtenky přepne se okno přehledu do režimu náhledu. Na pracovní ploše se místo mřížky zobrazuje jedna stránka s texty a tabulkami v takové podobě, v jaké budou odeslány do systémového tiskového ovladače.

Mezi stránkami se lze pohybovat myší pomocí tlačítek na horním ovládacím panelu nebo klávesami, jejichž přehled je uveden v tabulce 3.2. V editačním políčku se zobrazuje číslo zobrazené strany a celkový počet stran. Pro rychlý přesun na konkrétní stranu se vepíše číslo požadované stránky do editačního pole a stiskne se klávesa Enter.

TlačítkoKlávesavýznam
PageUppřesun o 1 stranu směrem k začátku
PageDownpřesun o 1 stranu směrem ke konci
Homepřesun na první stranu
Endpřesun na poslední stranu

Tabulka 3.2: Klávesy pro pohyb mezi stránkami v náhledu

Levý tlačítkový panel

Panel u levého okraje okna přehledu obsahuje sadu tlačítek pro rychlé spouštění nejčastěji používaných funkcí. Přehled a význam tlačítek je uveden v tabulce 3.3. Tento panel je vypínatelný (položka Levý tlačítkový panel v nabídce Vzhled).

Tlačítkovýznam


obnovení přehledu,
přerušení přípravy přehledu,
zahájení výpočtu přehledu (při ručním obnovování)
otevření přehledu
uložení přehledu
export přehledu
Přepne okno z náhledu zpět do základního režimu
Tisk přehledu
Funkce "Faktura"
Funkce "Účtenka"
Spustí průvodce nastavením přehledu
Otevře dialog pro nastavení pravidel práce
Zapíná a vypíná zvýrazňování kurzoru
Přepočítá šířky všech sloupců

Tabulka 3.3: Význam tlačítek na levém panelu

Horní ovládací panel

Panel u horního okraje okna přehledu slouží k rychlému nastavení přehledu. V základním režimu obsahuje tlačítka a ovládací prvky pro změnu nejčastěji používaných vlastností (filtr, třídění do bloků, řazení, apod.). Šipky za výběrovými poli indikují směr řazení hovorů, kliknutím na ikonu se obrátí směr řazení. Dvojklikem na logo programu Tardat se zobrazí dialog s informacemi o verzi programu.

Funkce panelu v ostatních režimech je vysvětlena v kapitolách 2.4.7, 2.4.8 a 2.4.9. Také ovládací panel lze skrýt (položka Horní ovládací panel v nabídce Vzhled).

Klávesové zkratky

Všechny častěji používané funkce mají své klávesové zkratky. Jejich přehled je uveden v tabulce 3.4.

Klávesavýznam
Ctrl+Ootevření přehledu
Ctrl+Suložení přehledu
Ctrl+Alt+Suložení přehledu pod jiným názvem
Ctrl+Eexportování přehledu
Ctrl+Dvymazání přehledu
Ctrl+Ptisk přehledu
Ctrl+Kfunkce Faktura
Ctrl+Ufunkce Účtenka
Ctrl+Znastavení zobrazených údajů
Ctrl+Aprůvodce nastavením
Ctrl+Wnastavení vzhledu vybraného řádku
Ctrl+Xpřepočítání šířky sloupců
Ctrl+Robnovení přehledu
Ctrl+Izobrazení informací o hovoru
Ctrl+Qfunkce Přepočet podle účtu
Ctrl+Qvyhledání textu v přehledu
Ctrl+Tzahájení tisku (v režimu náhledu)

Tabulka 3.4: Klávesové zkratky

2.4.4 Nastavení požadovaných vlastností přehledu

Změnu vlastností otevřeného přehledu lze provést několika způsoby. Nejčastěji používané funkce jsou přístupné na horním panelu v okně přehledu. Ostatní volby se spouští položkami v nabídce Vlastnosti, které otevírají dialog pro nastavení přehledu. Volby v dialogu jsou přehledně rozděleny do několika záložek.

Přehled

Na této záložce se nastavují základní vlastnosti přehledu.

Třídění a řazení

Na této záložce se nastavuje třídění hovorů do bloků a speciální řazení hovorů

Filtr

Na této záložce je zobrazeno nastavení filtru v přehledné tabulce. Řádky tabulky odpovídají jednotlivým položkám filtru, mezi všemi položkami platí vždy logický součin (hovor musí splňovat všechny podmínky, aby byl v přehledu zobrazen). V pravém sloupci je uvedena vlastnost hovoru, které se položka filtru týká a v pravém sloupci je zobrazeno aktuální nastavení filtru. Je-li v pravém sloupci prázdé políčko, položka filtru není nastavena, tzn. podle této vlastnosti se nebude filtrovat. Políčka s šedým podkladem jsou nepřístupná (zakázaná v pravidlech práce s filtrem). Přejíždíte-li myší přes jednotlivé názvy, zobrazuje se k nim ve stavovém řádku okna Filtr krátký popis.

Editační dialog pro nastavení položky filtru spustíte dvojklikem myši na odpovídajícím řádku tabulky, klávesou Enter nebo tlačítkem Editovat. Obsah dialogu závisí na zvolené položce filtru, nahoře vlevo je vždy "hlavní" zatržítko, které aktivuje položku filtru. Otevřením dialogu se položka filtru vždy automaticky nastaví na aktivní.

Chcete-li některou z položek filtru zrušit, klikněte myší na odpovídající řádek v tabulce a stiskněte tlačítko Zrušit filtr nebo klávesu Delete. Můžete také zrušit všechny zadané filtry stiskem tlačítka Zrušit filtry.

Zobrazené údaje

Tato záložka slouží pro výběr sloupců, které mají být v přehledu zobrazeny (například den, čas, telefonní číslo, cena, ...). Tabulka obsahuje seznam všech dostupných údajů, které mohou být v daném typu přehledu zobrazeny, jiné sloupce se nabízí pro detailní a pro souhrnné přehledy. Sloupce, které budou v přehledu zobrazeny, mají políčko zaškrtnuté; stav zatržítka lze měnit kliknutím myši nebo Mezerníkem. Tlačítkem Standardní výběr se nastaví nejběžnější výběr položek podle přednastavených hodnot v programu, tlačítkem Zrušit výběr se zruší všechna zatržítka v tabulce.

Vybranou položku je navíc možno přejmenovat (zadat nebo změnit uživatelský název sloupce) - editační dialog pro zadání nového jména se vyvolá dvojklikem na příslušné položce nebo klávesou Enter. Tento nový název pak bude zobrazen v záhlaví tabulek v přehledu.

Texty, mřížka

Volby na této záložce ovlivňují vzhled přehledu. Tlačítko Standardní nastaví všechny volby na výchozí hodnoty přednastavené od výrobce programu.

Pravidla

Pravidla práce s filtrem určují, které položky filtru je povoleno měnit, zatímco pravidla práce s přehledem definují oprávnění ke změně nastavení přehledu. Přístup k důležitým funkcím v přehledu se nastavuje v oprávnění v konfiguraci uživalele. Tlačítkem Standardní nastavíte pravidla na "plný přístup".

Další možnosti

Na této záložce se nastavují další málo používané volby. Tlačítkem Standardní je nastavíte na hodnoty přednastavené v programu od výrobce.

Společná nastavení přehledů

Volby v tomto okně jsou uloženy v uživatelském profilu a proto jsou společné pro všechny přehledy.

Uživatelské názvy sloupců

Toto samostatné dialogové okno je určeno pro zadavání uživatelského pojmenování sloupců v přehledech. Tabulka obsahuje tři sloupce: v prvním sloupci je zobrazen standardní název (pevný přednastavený od výrobce). Ve druhém je uveden typ přehledu a pro který řádek platí (Pozor: sloupec Cena v detailním přehledu a v souhrnném přehledu jsou v programu dva různé údaje!). Třetí sloupec je vyhrazen pro uživatelské názvy. Je-li v něm prázdný řetězec, pak se v přehledu zobrazuje vždy standardní název.

Změna uživatelského názvu se provede kliknutím myši na příslušné políčko a na klávesnici se napíše nový název sloupce. Text lze vymazat klávesou Delete. Tlačítko Standardní pod tabulkou vymaže všechny zadané uživatelské názvy.

2.4.5 Nastavení vzhledu

Písmo a způsob zarovnání textů v přehledu se nastavuje samostatným dialogovým oknem, které se spouští volbou Vzhled vybraného řádku z nabídky Vzhled, případně z kontextové nabídky, která se otevírá pravým tlačítkem myši nebo klávesovou zkratkou Ctrl+W. Kurzor je nutné nejprve umístit na řádek, jehož vlastnosti mají být nastaveny.

Dialogové okno pro nastavení vzhledu vybraného řádku je rozděleno do tří částí. V horní sekci je zobrazena ukázka písma, tlačítkem Změnit písmo se spustí standardní dialog pro nastavení vlastností písma. Dolní dvě sekce slouží pro nastavení zarovnání textu.

Změníte-li vlastnosti písma, svislé zarovnání nebo výšku řádku, platí toto nastavení pro všechny řádky patřící ke stejnému stylu jako řádek, na kterém při spuštění dialogu stál kurzor. Například označíte-li řádek s nadpisem a v dialogu změníte jeho písmo, změní se automaticky písmo u všech nadpisů v přehledu. U vodorovného zarovnání je situace složitější, protože u textů v tabulce je toto zarovnání dáno nastavením zobrazeného údaje, nikoliv nastavením stylu. Změna vodorovného zarovnání uvnitř tabulky se projeví ve všech řádcích tabulky včetně hlavičky a patičky. U textů mimo tabulku je vodorovné zarovnání dáno nastavením stylu, a provedené změny platí proto pro všechny řádky jednoho stylu.

V nabídce Vzhled program nabízí další funkce:

Další funkce v nabídce Vzhled mění vzhled okna s přehledem:

2.4.6 Nástroje pro práci s přehledy

Program nabízí v okně přehledů několik nástrojů pro práci s uloženými přehledy:

Otevření přehledu

Tato funkce umožňuje načíst uložený přehled aniž by bylo nutné zavírat okno přehledu. Lze také načíst přehled ze složky podřízených uživatelů. Tabulka obsahuje seznam přehledů ve složce vybraného uživatele. Přepnutí do složky jiného uživatele se provádí pomocí výběrového pole Uživatel.

Uložení přehledu

Funkce Uložit přepíše aktuální nastavení otevřeného přehledu (do stejné složky a pod stejným názvem), pro tuto funkci musí mít uživatel oprávnění Ukládání vlastních přehledů. K uložení přehledu do jiné složky nebo pod jiným názvem je určena funkce Uložit jako - otevře se dialogové okno s polem pro výběr uživatele a editačním polem pro zadání nového jména přehledu.

Poznámka:
V případě, že uložíte přehled do složky jiného uživatele, ten nebude moci změnit nastavení Pravidel (viz kapitola
2.4.4).

Pozor!
Program nevytváří záložní kopie souborů, přepsaný přehled proto není možné obnovit zpět.

Smazání přehledu

Pro tuto funkci musí mít uživatel nastaveno oprávnění Ukládání vlastních přehledů. Dialog Smazání přehledu umožňuje smazání dříve uloženého uživatelského přehledu. V tabulce jsou přehledy příslušející do aktuální složky, přehled určený ke smazání se označí a stiskne se tlačítko Smazat. Dialog se zavře až stiskem tlačítka Storno. Přepnutí do složky jiného uživatele se provádí pomocí výběrového pole Uživatel.

Pozor!
Vymazané přehledy není možné obnovit!

Průvodce nastavením programu

Cílem této části programu je nabídnout uživateli co nejjednodušší nástroj pro nastavení vlastností přehledu; byla vybrána pouze omezená množina nejčastěji používaných voleb, které lze pomocí tohoto nástroje nastavit. Uživatelské rozhraní je řešeno formou několika dialogů. U každé otázky je nabídnuto několik odpovědí nebo je uživatel požádán o zatrhnutí ze seznamu položek apod. Na každé straně je v levé části okna stručná nápověda.

Funkce se spouští z tlačítkového panelu nebo položkou Průvodce nastavením v nabídce Vlastnosti. V současné době je možné pomocí průvodce nastavit tyto parametry:

2.4.7 Tisk přehledu

Tento nástroj umožňuje vytisknout aktuální přehled na tiskárně. V současné verzi byly rozšířeny možnosti nastavení formátu papíru, záhlaví a zápatí. Lze též vytisknout pouze určitý rozsah stran. Program nekomunikuje s tiskárnou přímo, ale prostřednictvím systémového tiskového ovladače, které jsou buď součástí operačního systému nebo jsou dodávány zvlášť výrobcem tiskárny. Z tohoto důvodu je nutné mít v systému vpořádku nainstalovaný správný ovladač k tiskárně.

Tisk přehledu se zahájí vybráním položky Vytisknout přehled z nabídky Přehled. Totéž lze provést také stiskem kláves Ctrl+P nebo stiskem tlačítka na liště u levého okraje okna. Program nejprve musí přehled zformátovat (rozmístit texty a tabulky na papír) a poté se okno přehledu přepne do režimu náhledu. Náhled se zobrazuje ve stejném okně, jako tabulka hovoru, jen se změní horní nabídka příkazů a horní ovládací lišta, která v náhledu obsahuje ovládací prvky pro nastavení tisku.

Nastavení tisku

Tlačítko Nastavení na horním ovládacím panelu se otevírá konfigurační okno, ve kterém lze změnit parametry tisku. Volby jsou přehledně rozděleny do čtyř záložek. Na každé kartě je k dispozici tlačítko Standardní, které volby na otevřené záložce nastaví na hodnoty podle přednastavení výrobce programu.

Papír

Na teto kartě lze nastavit velikost a orientaci papíru a šířku okrajů:

Hlavička a patička

Zde se nastavuje hlavička přehledu, tzn. texty zobrazené u horního okraje na všech stranách. Vkládání hlavičky se povoluje zatržítkem Zobrazit hlavičku. Do třech editačních polí se vloží text, který má byt zobrazen v záhlaví vlevo, uprostřed a vpravo. Do editačního pole lze vložit libovolný text (např. Vytiskl: Novák), a je možné využít několik automatických textů, které začínají vždy mřížkou (např. dne #D #C), přehled kódů je uveden v následující tabulce 3.3.

Stejným způsobem se nastavuje také patička, tj. text vytisknutý na všech stranách u dolního okraje.

Další možnosti

Na této záložce jsou umístěny málo používané volby, které logicky nepatří do některé z předcházejících záložek.

Automatické texty

Pokud se v textech, které mají být vysázeny v hlavičce nebo patičce (viz předcházející odstavce), uvede některý z kódů uvedených v tabulce 3.5, bude při formátování přehledu nahrazen odpovídajícím řetězcem podle svého významu. Často používaným kódem je například Strana ##/#*, který se používá pro číslování stran - na první stránce bude vysázen text "Strana 1/10", na druhé stránce "Strana 2/10" atd. Pomocí automatických textů lze také zajistit, že u přehledu rozděleného po pobočkách bude v záhlaví každého papíru uvedeno jméno pobočky (kód #B).

Kód význam
## číslo strany
#* celkový počet stran
#D aktuální datum ve formátu den. měsíc. rok
#C aktuální čas ve formátu hodiny:minuty
#B název bloku (podtabulky)
#P název, pod kterým je přehled uložen (např. Účetní odd. minulý měsíc)
#Q nadpis přehledu, který je uveden v přehledu (např. Detailní po pobočkách)

Tabulka 3.5: Význam automatických textů v hlavičce a patičce přehledu

2.4.8 Tisk faktury

Tento nástroj umožňuje vytisknout fakturu za telefonní provoz (např. firmě v nájmu). Než spustíte tuto funkci, musíte mít přehled řádně filtrován, tak aby obsahoval jen hovory za příslušné fakturační období a pouze hovory na pobočkách případně skupinách poboček, které mají být do výsledné částky na faktuře započítány.

Výběrem položky Tisk faktury z nabídky Přehled se pracovní plocha okna přehledu přepne do režimu náhledu na fakturu a změní se také obsah horního ovládacího panelu, který bude obsahovat tlačítka pro tisk a vstup do dialogového okna pro nastavení faktury.

Nastavení faktury

Tlačítko Nastavení na horním ovládacím panelu se otevírá konfigurační okno, ve kterém lze změnit parametry faktury, které jsou přehledně rozděleny do tří záložek.

Vlastnosti

Dodavatel

Do editačních polích se vyplňují údaje o dodavateli (tj. osobě, která fakturu vystavuje).

Poznámka:
Pole Ostatní údaje je určeno pro údaj o tom, kde je osoba zapsána v obchodím rejstříku (zapsán u ...).

Odběratelé

V horním výběrovém poli se vybere odběratel, v seznam jsou nabízeny všechny skupiny poboček definované v konfiguraci programu (viz konfigurace skupin poboček). V níže zobrazených polích se zadají příslušné fakturační údaje pro vybraného odběratele (skupinu).

Okno Další položky slouží k zadání např. paušálních položek, které mají být kromě vyhodnoceného hovorného zahruty do faktury. V tabulce se nachází na konci vždy jeden prázdný řádek, do kterého je možno přidat další položku. Údaje se do tabulky vpisují z klávesnice přímo do tabulky. Políčka se potvrzují klávesou Enter. Opravu políčka lze provést kliknutím myši na pole a napsáním nové hodnoty. Opět potvrdit Enterem. Při editaci tabulky lze využít také funkční tlačítka umístěná vlevo u tabulky, jejich význam je uveden v tabulce 3.6.

Tlačítkovýznam
vloží nový řádek do tabulky na pozici kurzoru
odstraní vybraný řádek z tabulky
přesune označený řádek o jednu pozici nahoru
přesune označený řádek o jednu pozici dolů
zkopíruje celý obsah tabulky do schránky (pro přenesení do tabulky jiného odběratele)
vymaže celý obsah tabulky a nahradí jej obsahem schránky

Tabulka 3.6: Tlačítka v dialogu pro nastavení odběratele faktury

2.4.9 Tisk účtenky

Tento nástroj umožňuje vytisknout účtenku za telefonní provoz (např. firmě v nájmu). Účtenka může obsahovat také detailní výpis hovorů. Než spustíte tuto funkci, musíte mít přehled řádně filtrován, tak aby obsahoval jen hovory za účtované období a pouze hovory na pobočkách případně skupinách poboček, které mají být do účtenky započítány.

Výběrem funkce Tisk účtenky v nabídce Přehled se pracovní plocha okna přehledu přepne do režimu náhledu na účtenku a změní se také obsah horního ovládacího panelu, který bude obsahovat tlačítka pro tisk a vstup do dialogového okna pro nastavení účtenky. Tlačítkem Tisk otevřete standardní dialog pro výběr tiskárny a zahájení tisku, stiskem tlačítka Zpět se okno přepne zpět do základního režimu.

Nastavení účtenky

Tlačítko Nastavení na horním ovládacím panelu se otevírá konfigurační okno, ve kterém lze změnit parametry účtenky, které jsou přehledně rozděleny do tří záložek.

Vlastnosti

Papír

Na teto kartě lze nastavit velikost a orientaci papíru a šířku okrajů. Hodnoty se uvádí v milimetrech (např. 20 mm) nebo v centimetrech (např. 2 cm).

Úvodní a závěrečné řádky

Na této záložce lze do třech textových polích vepsat texty, které mají vysázeny v úvodu a závěru účtenky.

2.4.10 Export přehledu

Pomocí tohoto nástroje můžete exportovat zobrazený přehled do souboru. Na výběr je několik výstupních formátů, které mají ještě řadu uživatelských nastavení, takže výstup je možné vložit do většiny existujících textových a tabulkových procesorů nebo odeslat na databázový server. Uživatelské rozhraní nástroje je řešeno formou průvodce.

Postup při vytváření výstupního souboru:

  1. Z nabídky Nástroje vyberte volbu Exportovat.

  2. Na první stránce se volí formát, v jakém mají být data do souboru uložena. Současná verze programu Tardat obsahuje tyto výstupní filtry:

    • Prostý text - neformátovaný textový soubor s pevnou šířkou sloupců,

    • Formátovaný text (RTF) - export do standardního souboru formátovaného textu čitelného textovými editory (např. Microsoft Word).

    • CSV - textový soubor, jednotlivá pole jsou oddělena středníkem, každý záznam je na samostatném řádku. Filtr má velké množství nastavení, takže lze formát přizpůsobit konkrétním požadavkům,

    • stránka HTML - vytvoří jednoduchou stránku v jazyce HTML, která je zobrazitelná běžnými internetovými prohlížeči,

    • dBase III - formát používaný některými relačními databázovými systémy. Lze vložit do většiny tabulkových procesorů (přípona dbf),

    • příkazy SQL - soubor se sadou SQL příkazů. Pomocí konzoly lze tabulku nahrát na databázový server.

Další postup závisí na zvolném formátu:

Export do prostého textu

  1. Vyberte si požadováné kódování českých znaků.

  2. V dalším dialogu můžete nastavit, které informace bude výstupní soubor obsahovat.

    • Uložit popisky sloupců - bude exportováno i záhlaví tabulky s popisky sloupců.

    • Uložit textové řádky - export informačních řádků hlavičky (výběrové podmínky, způsob řazení, úvodní a závěrečný řádek).

    • Uložit součtové řádky - export řádků se součtem, popř. s mezisoučty.

    • Uložit nadpisy přehledů a bloků - do exportu budou zahrnuty i název (nadpis) přehledů a nadpisy bloků.

    • Svislé oddělovací čáry mezi sloupci - jednotlivé sloupce budou odděleny znakem "|". Je-li volba vypnuta, odděluje se mezerou.

    • Vodorovné oddělovací čáry - popisy sloupců a součtový řádek budou v tabulce odděleny znaky "-".

    • Vkládat znaky pro odstránkování - do souboru budou ukládány znaky pro přechod na novou stránku (ASCII 12), a to:
      1. na začátku každého bloku, je-li v přehledu nastaveno Každý blok na samostatnou stránku,
      2. a vždy, když počet řádek na stránce přesáhne zadanou hodnotu:

    • Počet řádků na stránku - po kolika řádcích vložit odstránkování (viz. výše).

  3. Program Vás požádá o vyhledání adresáře, do kterého chcete soubor uložit, a o zadání jména souboru. Po stisknutí tlačítka Uložit se provede export tabulky a výsledek se uloží do zvoleného souboru.

  4. Pokud proběhlo vše v pořádku, program vypíše počet uložených záznamů. V opačném případě se zobrazí chybové hlášení.

Export do formátovaného textu

  1. V dialogu můžete nastavit, které informace bude výstupní soubor obsahovat.

    • Uložit popisky sloupců - bude exportováno i záhlaví tabulky s popisky sloupců.

    • Uložit textové řádky - export informačních řádků hlavičky (výběrové podmínky, způsob řazení, úvodní a závěrečný řádek).

    • Uložit součtové řádky - export řádků se součtem, popř. s mezisoučty.

    • Uložit nadpisy přehledů a bloků - do exportu budou zahrnuty i název (nadpis) přehledů a nadpisy bloků.

  2. Program Vás požádá o vyhledání adresáře, do kterého chcete soubor uložit, a o zadání jména souboru. Po stisknutí tlačítka Uložit se provede export tabulky a výsledek se uloží do zvoleného souboru.

  3. Pokud proběhlo vše v pořádku, program vypíše počet uložených záznamů. V opačném případě se zobrazí chybové hlášení.

Export do formátu CSV

  1. Vyberte si požadováné kódování českých znaků.

  2. V dalším dialogu můžete změnit parametry filtru. Stisknutím tlačítka Nastavit standardní volby se nastaví hodnoty parametrů přednastavené od výrobce.

    • Uložit nadpisy přehledů a bloků - do exportu budou zahrnuty i název (nadpis) přehledů a nadpisy bloků. Uloženy budou jako poznámky.

    • Uložit textové řádky - export informačních řádků hlavičky (výběrové podmínky, způsob řazení, úvodní a závěrečný řádek). Budou uloženy jako poznámky.

    • Uložit popisky sloupců - bude exportováno i záhlaví tabulky s popisky sloupců.

    • Pole jsou uzavřená do - znak nebo několik znaků, kterými začíná a končí každé pole,

    • Jen řetězce - je-li tato volba zatržena, pak se uzavírají pouze textová pole,

    • Řídící znak "escape" - pokud se v poli vyskytuje znak uzavírající pole, ukončující pole, ukončující řádek nebo řídící znak, pak se před takový znak vloží uvedený řídící znak,

    • Pole jsou oddělená - znak nebo několik znaků oddělující jednotlivá pole,

    • Řádky jsou oddělené - znak nebo několik znaků oddělující jednotlivé záznamy,

    • Poznámky začínají - znak nebo několik znaků, kterými začínají řádky s poznámkou.

    • Des. místa se oddělují - znak pro oddělení desetinných míst (tečka nebo čárka).

    POZOR!

    Do všech uvedených polí lze vkládat také netisknutelné znaky, jako je tabulátor nebo nový řádek. Tyto znaky se uvozují vždy zpětným lomítkem bez ohledu na nastavení řídícího znaku. Tabulka 3.7 ukazuje přehled řídících sekvencí:

  3. Program Vás požádá o vyhledání adresáře, do kterého chcete soubor uložit, a o zadání jména souboru. Po stisknutí tlačítka Uložit se provede export tabulky a výsledek se uloží do zvoleného souboru.

  4. Pokud proběhlo vše v pořádku, program vypíše počet uložených záznamů. V opačném případě se zobrazí chybové hlášení.

Znaky Význam
\n nový řádek (dvojice CR+LF)
\t tabulátor
\\ zpětné lomítko (!)

Tabulka 3.7: Speciální znaky v nastavení exportu do formátu CSV

Příklad:
Jednotlivá pole mají být oddělená čárkou, uzavírají se do apostrofů. Pokud se někde v řetězci vyskytuje apostrof, vloží se před něj druhý apostrof. Záznamy mají být na samostatných řádcích. Poznámky začínají mřížkou.

Nastavení:
Pole jsou uzavřená do: '
Jen řetězce: ne
Řícící znak "escape": '
Pole jsou oddělená: ,
Řádky jsou oddělené: \n
Poznámky začínají: #

Ukázka výstupu (export poboček):

CISLO,JMENO,SKUPINA,JMEN_SKUP,PRIPL,MASK_TYP,AUTH_KOD,UTAJENI,POZNAMKA
'47','Dita','2','Obchodní oddělení','0','Nemaskovat','','N',''
'48','Dana','2','Obchodní oddělení','0','Nemaskovat','','N',''
'99','Test ''apostrofů''','0','Ostatní pobočky','0','Nemaskovat','','N',''

Export do jazyka HTML

  1. Vyberte si požadováné kódování českých znaků.

  2. V dalším dialogu můžete nastavit, které informace bude výstupní soubor obsahovat:

    • Uložit popisky sloupců - bude exportováno i záhlaví tabulky s popisky sloupců.

    • Uložit textové řádky - export informačních řádků hlavičky (výběrové podmínky, způsob řazení, úvodní a závěrečný řádek).

    • Uložit součtové řádky - export řádků se součtem, popř. s mezisoučty.

    • Uložit nadpisy přehledů a bloků - do exportu budou zahrnuty i název (nadpis) přehledů a nadpisy bloků.

  3. Program Vás požádá o vyhledání adresáře, do kterého chcete soubor uložit, a o zadání jména souboru. Po stisknutí tlačítka Uložit se provede export tabulky a výsledek se uloží do zvoleného souboru.

  4. Pokud proběhlo vše v pořádku, program vypíše počet uložených záznamů. V opačném případě se zobrazí chybové hlášení.

Export do formátu dBase III (dbf)

  1. Vyberte si požadováné kódování českých znaků.

  2. Program Vás požádá o vyhledání adresáře, do kterého chcete soubor uložit, a o zadání jména souboru. Po stisknutí tlačítka Uložit se provede export tabulky a výsledek se uloží do zvoleného souboru.

  3. Pokud proběhlo vše v pořádku, program vypíše počet uložených záznamů. V opačném případě se zobrazí chybové hlášení.

Příkazy SQL

  1. Vyberte si požadováné kódování českých znaků.

  2. V dalším dialogu můžete nastavit, které informace bude výstupní soubor obsahovat:

    • poznámky - všechny texty v přehledu mimo tabulky se ukládají jako poznámky,

    • struktura tabulky - vloží příkaz CREATE TABLE s definicí tabulky.

    • příkaz DROP TABLE - příkaz vymaže existující tabulku, pokud existuje,

    • příkaz USE - příkaz nastaví aktívní databázi - musí být vyplněno jméno databáze,

    • jméno tabulky - jméno tabulky (povinné),

    • jméno databáze - jméno databáze (povinné, pokud se vkládá příkaz USE).

  3. Program Vás požádá o vyhledání adresáře, do kterého chcete soubor uložit, a o zadání jména souboru. Po stisknutí tlačítka Uložit se provede export tabulky a výsledek se uloží do zvoleného souboru.

  4. Pokud proběhlo vše v pořádku, program vypíše počet uložených záznamů. V opačném případě se zobrazí chybové hlášení.

2.4.11 Nástroje pro práci s databází hovorů

Informace o hovoru

Tento nástroj umožňuje zobrazit v textové podobě kompletní údaje o vybraném hovoru (u detailního přehledu) nebo o skupině hovorů (u souhrnného přehledu). Informace jsou v okně rozděleny do několika odstavců.

Postup:

  1. V okně přehledu v základním režimu nastavte kurzor na řádek, o kterém chcete získat detailní informace,
  2. Dvojklikem nebo z nabídky Funkce otevřete nástroj Informace o hovoru.
  3. Obsah okna můžete zkopírovat do schránky (clipboardu) pro přenesení do jiného programu stiskem tlačítka Zkopírovat nebo klávesou Ctrl+C.
  4. Dialogové okno zavřete tlačítkem Zavřít.

Vložení hovoru

Tento nástroj umožňuje vložit nový hovor do databáze. Spouští se položkou Vložit hovor z nabídky Funkce. V dialogovém okně uživatel zadá parametry hovoru, které jsou přehledně rozděleny do několika stránek, které se přepínají tlačítky Pokračovat a Zpět. Na poslední stránce program zobrazí okno s detailními informacemi o vkládaném hovoru včetně umístění a ceny. Po potvrzení tlačítkem Uložit se nový hovor vloží do databáze.

POZOR!

Editace hovoru

Tento nástroj umožňuje změnit parametry vybraného hovoru. Spouští se položkou Editovat hovor z nabídky Funkce. V dialogovém okně uživatel změní parametry hovoru, které jsou přehledně rozděleny do několika stránek, které se přepínají tlačítky Pokračovat a Zpět. Na poslední stránce program zobrazí okno s detailními informacemi o hovoru. Uživatel může tlačítkem Uložit potvrdit změny a zapsat hovor do databáze nebo tlačítkem Storno ukončit editační dialog bez uložení změn.

POZOR!

Vymazání hovoru

Pomocí funkce Vymazání hovoru můžete vymazat vybraný hovor z databáze. Tento nástroj se spouští z nabídky Funkce, v dialogovém okně se zobrazí informace o vybraném hovoru, stiskem tlačítka Vymazat se hovor v databázi označí jako vymazaný (skutečné zrušení hovoru se provádí při manipulacích z databází - přepracování, archivace, výmaz duplicit). Dokud se neprovede obnovení přehledu, u vymazaného hovoru se vypisuje ve všech řádcích tabulky text "vymazán".

POZOR!

Postup:

  1. V okně přehledu v základním režimu vytvořte detailní přehled
  2. Nastavte kurzor na hovor, který chcete vymazat.
  3. Z nabídky Funkce vyberte položku Vymazat hovor.
  4. V dialogovém okně zkontrolujte, že zobrazené údaje odpovídají hovoru, který chcete vymazat (v případě že neodpovídají, proveďte obnovení přehledu a postup opakujte).
  5. Akci potvrďte tlačítkem Vymazat.
  6. Potřebujete-li vymazat více hovorů, opakujte body 2-5.
  7. Obnovte přehled (Ctrl+R).

Přepočet podle účtu

Při tarifikaci mohou vzniknout nepřesnosti při výpočtu cen hovorů. Tato funkce umožňuje upravit ceny hovorů tak, aby celková provolaná částka, kterou ukazuje program Tardat byla shodná s částkou, kterou za stejné období naúčtoval provozovatel.

Každý hovor má v databázi uloženy dvě ceny (přepočítaná a nepřepočítaná). Po zpracování nebo přepracování hovoru jsou obě ceny shodné, provedením přepočtu se vždy změní pouze cena přepočtená, jako výchozí částka při výpočtu se používá vždy cena nepřepočítaná. V přehledu se ve sloupcích Cena, Cena bez DPH, atd. zobrazuje vždy přepočítaná cena, původní nepřepočítaná částka se zobrazuje ve speciálním sloupci Cena nepřepočítaná. Protože obě ceny jsou součástí parametrů hovoru, ukládají se přepočtené ceny také do archívu. Zrušení přepočtu (tj. nastavení cen hovorů na nepřepočítané ceny) se provede přepočítaním s koeficientem 1,0.

Do přepočtu se zahrnují vždy pouze hovory, které jsou zobrazeny v aktuálním přehledu. Proto je nutné nejprve správně nastavit filtr hovorů tak, aby přehled obsahoval jen hovory v příslušném účetním období na odpovídající lince atd.

Protože se ceny hovorů zaokrouhlují vždy na haléře, po navýšení nebo snížení cen hovorů a zaokrouhlení, nemusí výsledná částka přesně souhlasit se zadanou požadovanou cenou. Program proto volitelně provede přesné vyrovnání - pokud se po provedení přepočtu zjistí rozdíl oproti požadované částce, vybere se náhodně několik hovorů, kterým se sníží nebo zvýší cena o 1 haléř. Vyrovnání lze provést pouze na cenu s DPH.

Postup - přepočítání hovorů za období od 10.7.2003 do 9.8.2003 včetně, které byly vedeny přes linku 1. Výsledná částka má být 321.00 Kč včetně DPH přesně:

  1. Otevřete si detailní nerozdělený přehled.

  2. V ovládacím panelu klikněte na tlačítko filtr. Nastavte filtr tak, aby v přehledu byly zobrazeny jen hovory, které mají být do přepočtu zahrnuty, v tomto případě Datum a čas: 10.7.2003 až 9.8.2003, Linky: 1, Typ hovoru: odchozí a tranzitní.

  3. Tlačítkem OK zavřete okno, a pokud se přehled neobnovuje automaticky, spusťte vytvoření přehledu tlačítkem Obnov (nebo Start).

  4. Z nabídky funkce vyberte položku Přepočítat podle účtu. Otevře se dialogové okno nástroje, v jeho horní části okna je zobrazena celková cena hovorů vypočítaná podle sazebníků v programu.

  5. V dolní části editačního políčka zadejte požadovanou částku s DPH - 321.00. Můžete také přímo zadat požadovaný koeficient (např.: 2,0 = dvojnásobné ceny). Jednotky (Kč) nemusíte uvádět. Volba Vyrovnat přesně... by měla zůstat zatržená.

  6. Stiskněte tlačítko Přepočítat. Nyní se zahájí přepočet hovorů. Po jeho skončení se v dialogovém okně zobrazí zpráva o počtu změněných hovorů.

  7. Dialog zavřete tlačítkem Zavřít.


Poznámky: